Assistant/Assistante de direction (H/F)

Missions

L’assistante/assistant de direction a pour mission de coordonner et réaliser de manière autonome et rigoureuse, l’organisation quotidienne et la gestion des activités du directeur de l’Institut écologie et environnement (INEE). Il/elle est également en charge d’assister la directrice adjointe de l’INEE. Il/elle assure notamment la gestion de son agenda, de ses déplacements et l’organisation des séminaires de direction. Il/elle viendra en soutien des autres assistantes pour l’organisation des missions, notamment lors de séminaires thématiques.

Activités

– Gérer l’agenda, les contacts du directeur de l’INEE et les plannings
– Organiser les déplacements de la direction en France et à l’étranger (logistique et actes de gestion)
– Accueillir, informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction
– Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions. Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes et gérer les relations avec les interlocuteurs de la direction
– Instruire des dossiers, constituer et synthétiser des documents ou supports en vue de réunions
– Rédiger des courriers, notes et comptes rendus, les mettre en forme
– Mettre en action des circuits de signatures
– Interagir avec le Comité National et suivre les nominations
– Assurer la circulation de l’information au sein de la direction
– Communiquer avec les instituts du CNRS, la Présidence et la Direction Générale, les unités et les partenaires extérieurs
– Organiser le classement et l’archivage de documents
– Etre référent formations des agents administratifs de l’INEE

Compétences

– Connaissance approfondie des techniques de secrétariat de direction
– Savoir gérer un agenda de direction et organiser des réunions complexes avec de multiples interlocuteurs
– Savoir organiser des missions en France et à l’étranger tant du point de vue logistique que de la gestion
– Savoir réaliser des bons de commande simples
– Hiérarchiser et prioriser les courriers, appels téléphoniques et sollicitations diverses
– Rédiger des courriers, des documents administratifs
– Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
– Maîtriser des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte) ainsi que des logiciels spécifiques à l’activité (outils de gestion)
– Confidentialité
– Esprit d’initiative et d’équipe
– Connaissance de la recherche publique
– Anglais : niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Contexte de travail

Le poste est localisé au siège du CNRS – PARIS

L’assistante/assistant de direction exerce ses fonctions sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe Administrative (DAA) et du Directeur de l’INEE. Elle/il intègre un pool de 4 assistantes coordonné par l’assistante de direction de la DAA. L’équipe administrative, encadrée par la DAA, comporte 13 personnes contribuant aux activités des 5 pôles (communication, international, valorisation, ressources humaines et structures, ressources financières) et le pool d’assistantes.

L’INEE est l’un des dix instituts du CNRS, il a pour mission de fédérer et faire émerger les sciences de l’environnement au sein de ses 93 unités.
Le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche (Établissement public à caractère scientifique et technologique) placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Il produit du savoir et le met au service de la société. C’est une institution de recherche parmi les plus importantes au monde.
Avec plus de 33 personnes et une implantation sur l’ensemble du territoire national, le CNRS exerce son activité dans tous les champs de la connaissance (biologie, chimie, écologie et environnement, homme et société, ingénierie des systèmes, mathématiques, nucléaire et particules, physique, sciences de l’information, terre et univers).