Assistant / Assistante de direction (H/F)
Description du poste
En collaboration avec la direction et les conducteurs de travaux, vous êtes en charge de l’intégralité de la partie administrative, aussi bien dans le suivi des chantiers que dans le fonctionnement de l’entreprise.
Missions principales
Réaliser les dossiers administratifs d’appel d’offre et envoyer les offres,
Préparer et suivre les dossiers de sous-traitance
Gérer les dossiers administratifs et la facturation des chantiers sous le contrôle des conducteurs de travaux.
Demander les cautions bancaires et relancer les clients en fin de chantier pour les récupérer
Mettre à jour le site internet et les références chantier tous les 6 mois
Réaliser les dossiers administratifs pour la révision des qualifications auprès de QUALIBAT
Relancer les clients concernant les règlements chaque mois
Déclarer les congés payés et les intempéries à la caisse des congés payés du bâtiment
Gérer le suivi des sinistres (chantier et véhicules)
Gérer de la flotte téléphonique
Gestion des factures fournisseurs et transmission au comptable
Gestion de l’archivage des dossiers chantiers et des devis
Gestion des éléments variables des salaires pour transmission au comptable
Achat des fournitures administratives
Assister aux causeries sécurité et donner son avis sur les thèmes abordés
Respecter et faire respecter le règlement intérieur et les consignes SSE
Répondre au téléphone et prendre les messages téléphoniques,
Mission SSE
Classer et mettre à jour les informations (informations personnelles, attestation de formation, visite médicale, autorisation de conduite etc) sur l’ensemble de l’effectif de l’entreprise.
Faire signer le registre de sécurité lors d’intervention d’entreprise extérieure au sein de l’entreprise.
Suivi des formations du personnel et demande de remboursement
Rédiger la partie administrative du PPSPS
Liste non exhaustive
