Assistant de direction (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

La Direction de l’Aménagement Métropolitain – Mission jeux Olympiques a en charge les volets opérationnels et la maitrise d’ouvrage des projets métropolitains.
La Direction de l’Aménagement Métropolitain recrute son/sa Assistant(e) de direction. Missions et conditions d’exercice ACTIVITES DETAILLEES DU POSTE
*Missions de gestion des actes de la DAM
-Préparer les dossiers des réunions de la DAM vis-à-vis de la DG en recueillant les éléments de la direction
-Assurer le suivi des demandes et des sollicitations des élus référents de la direction
-Organiser et suivre les travaux bureautiques (courriers, relevés de décisions, comptes rendus de réunion ; classement et archivage des courriers et dossiers, répartition et suivi de la circulation des parapheurs, mises sous pli, suivi des signatures)
-Organiser et suivre la mise en œuvre de l’architecture documentaire de la DAM : SharePoint et archivage
-Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour…
-Accueillir les visiteurs (accueil physique et téléphonique), les orienter
*Mission de gestion administrative et financière pour le compte de la DAM
-Apporter un appui à l’exécution budgétaire (bons de commande, suivi comptable des contrats et commandes passés par la direction y compris tableaux de bord)
-Assurer la préparation de l’organisation des Commissions d’Appels d’Offres
-Apporter un soutien dans la mise en forme des projets de contrats que pourra conduire la Direction
*Missions mutualisées MGP/directions opérationnelles
Dans le cadre d’un travail constant en équipe au sein du pôle assistanat composé de 4 assistantes, assurer les tâches mutualisées suivantes :
-Gestion du standard et accueil téléphonique des interlocuteurs de la Métropole,
-Gérer de manière dématérialisée le courrier entrant et sortant de la Métropole.
-Participer au travail des directions opérationnelles en coordination avec les assistantes en télétravail (ou le cas échéant avec les assistantes présentes sur site)
-Veiller à la bonne coordination de l’information entre les directeurs, les DGA, le DGS et la Présidence. Profils recherchés *Savoir
-Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole.
-Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
-Techniques d’expression orale et écrite
-Connaissances générales en finances publiques
-Connaissances générales en commande publique
-Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, …
*Savoir faire
-Organiser d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
-Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
-Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office dont word, excel et powerpoint
-Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
-Bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
*Savoir être
-Bonne expression orale
-Capacité à travailler en équipe
-Bon sens de l’organisation, esprit d’initiative, pro-activité et autonomie
-Engagement, disponibilité
-Rigueur, fiabilité,et discrétion.
-Réactivité et capacités d’adaptation
-Bonne présentation

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE
– Formation requise : Assistant administratif
– Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 5 ans

MODALITES DE RECRUTEMENT
– Cadre de catégorie C, filière administrative, cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
– Recrutement statutaire, à défaut contractuel (contrats de un an)
– Poste à pourvoir dès que possible
– Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.
– Télétravail (1 jour/semaine à partir de 6 mois d’ancienneté)
– Accès au restaurant municipal de la ville de Paris et à celui de la CDC
– Participation annuelle aux frais de mutuelle
– CIA sur objectifs individuels et collectifs
– CNAS