Sous l’autorité du Directeur d’agence, l’Assistant(e) de Direction H/F est responsable du suivi administratif des dossiers et des missions du Directeur. Il (elle) assure l’interface entre la Direction et les différents services internes et externes. Son rôle se situe en amont de la prise de décision qu’il (elle) vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en œuvre.
De plus, il (elle) assure la coordination des missions confiées au pôle administratif, afin de garantir la qualité de service, notamment sur l’accueil téléphonique et physique du public.
Enfin, il (elle) participe à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu.
Dans ce cadre il (elle) sera plus particulièrement chargé(e) des missions suivantes :
Secrétariat :
Effectuer les opérations classiques de secrétariat de la Direction d’agence
Assurer la rédaction, la diffusion ou la reproduction de documents divers en fonction des directives données ainsi que les notes de services internes (à partir d’instructions orales ou manuscrites) et les soumettre au contrôle et à la signature du directeur
Assurer la conception de documents de synthèse à partir d’informations auprès des directions et services de l’entreprise (tableaux de bord, graphiques, rapports),
Appui administratif pour l’ensemble des membres de l’équipe de la direction.
Organisation au sein de la Direction
Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services,
Être le premier contact pour le compte de la Direction (téléphone, courrier, mails, physique) et gérer l’interface avec tous les interlocuteurs (internes/externes) en apportant, selon le degré de difficulté, un premier niveau de réponse,
Organiser et coordonner les réunions et les différentes assemblées,
Participer à la création et la mise à jour des outils de communication interne/externe, assurer la mise sous pli et la diffusion des publications,
Avec l’appui pôle administratif, prendre en charge la réservation des salles, du matériel informatique, les convocations, la préparation des documents pour les réunions et/ou différentes instances,
Assurer la tenue et le suivi du planning, la prise de RDV, les annulations…
Contrôle/reporting/suivi du personnel
Être associé(e) à la mise en œuvre des projets au sein de la Direction et en assurer le suivi,
Suivre et mettre en place différents tableaux de bord et indicateurs internes,
Avec l’appui pôle administratif, assurer la gestion des factures automatisées et leur suivi
Relayer auprès de la DRH la gestion administrative du personnel via le SIRH (absences, congés, …).
Profil
BAC + 2 – BTS Assistante de Direction.
Expérience similaire dans le domaine d’au moins 3 ans
Sens de l’organisation, rigueur, autonomie, dynamisme, sens de la confidentialité
La connaissance du domaine du logement social est fortement appréciée
