Office manager

>> Prise de poste : dès que possible.
Au sein d’une entreprise de conseil, votre rôle est d’être au quotidien en soutien de notre équipe. Dans un cadre de travail qu’il doit rendre le plus agréable possible, il.elle évolue dans un environnement très dynamique. Débrouillard.e et ayant le sens du service en interne et vis-à-vis des client.e.s, l’Office Manager organise et prend des initiatives, pour parer aux besoins de l’équipe et lui et lui permettre d’être dans les meilleures conditions possibles.

Plus précisément, vos activités seront les suivantes :

– Administratif :
o Gestion de l’agenda des dirigeant.e.s et de l’équipe (organisation des réunions, des déplacements)
o Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil et de toute personne venant au bureau
o Réservation et préparation des salles de réunion
o Organisation des rendez-vous clients et consultant.e.s
o Gestion du courrier
o Collecte et tri des notes de frais, remise de chèques en banque
o Gestion des équipements et fournitures (badges, téléphones, PC, eau, café)
o Coordination des différents prestataires (nettoyage, réparations, etc.)
o Organisation des évènements internes : gestion des commandes (traiteur, photographe, fêtes d’anniversaires) et envoi des invitations

– Soutien des Consultant.e.s et des chef.ffes de projet:
o Sur des missions clients en cours (réalisation et relecture de support ou propositions commerciales)
o Coordination des agendas, des prises de RDV, la préparation de documents, et toute tâche administrative aidante dans des contextes de projet client.

PROFIL :
Titulaire d’un BAC +2 au minimum
Minimum 7 ans d’expérience en office management et/ou assistanat de direction
Anglais courant en contexte professionnel (poste intégré dans un environnement international)
Bonne communication orale et écrite
Maitrise de la Suite Office
Autonomie, organisation, rigueur
Goût pour le travail en équipe, et qualités relationnelles

Nous sommes signataire de la Charte de la Diversité et engagé en faveur de l’emploi des personnes handicapées.

Assurer un accueil téléphonique

Assurer la gestion administrative et financière d’une activité

Bonne communication orale

Bonne communication écrite