Secrétaire comptable (H/F)

Vos missions seront les suivantes: Gestion du portefeuille Clients et fournisseurs, support à la facturation

Gestion Clients
– Réception par tel ou mails des problématiques de facturation
-Traitement des problématiques de facturation avec analyse, recherches diverses, explications aux clients et saisie d’avoir ou de refacturation
-Edition de la liste des règlements arrivés sur le compte bancaire, imputation des virements dans le logiciel autogestion
-Traitement des problématiques de règlement et explications aux clients par mail ou tel.
– Mise à jour quotidienne des fiches clients dans le logiciel

Supervision du poste de secrétaire administratif/ive: aide aux problématiques de facturation, suivi et contrôle de la facturation
Relance clients :
– Edition de la liste des impayés
– Reprise des relances précédentes et renvoyer des mails ou faire des appels téléphoniques
– Pour certains clients relances à faire sur leurs sites internet
– Tenue d’un fichier Excel de suivi des relances à envoyer tous les mois à l’assistante de direction

Gestion Fournisseurs
– Classement des factures fournisseurs par mode et date de paiements
– Saisir les virements sur le site de la banque aux dates prévues
– Tenue d’un tableau Excel
– Gestion des appels fournisseurs et traitement
– Achat des fournitures de bureau sur le site du fournisseur
– Gestion des contraventions (dénonciation et /ou paiement sur Antai)

Caisse :
– Gestion de la caisse (entrées sorties de l’espèces) avec justificatifs, tenue du tableau sur Excel
Clôture comptable en fin de mois :
-S’assurer auprès de la secrétaire administrative que toute la facturation est faite.
– Saisir les avoirs du mois par rapport au CA du client
– Edition des relevés clients, tris, et transfert dans le logiciel Zeendoc pour envoi sécurisé par mail.
– Edition dans Autogestion de tous les fichiers comptables.

Statistiques :
– Saisie dans Excel des éléments.
– Envoi des fichiers au cabinet comptable
– Transmettre à l’assistante de direction les fichiers pour le reporting
– Pointage relevé bancaire du mois vers le 5 du mois.
– Edition du relevé bancaire sur le site internet de la banque
– Reprendre et écrire toutes les infos en face chaque ligne
– Rassembler tous les justifs et les scanner dans l’application DEXT.
– Envoi au cabinet comptable

Saisie des prélèvements clients vers le 12 du mois :
– Edition de la liste des clients à prélever
– Saisir sur le site internet de la banque les prélèvements.
Gestion administrative du personnel : réception des feuilles de congés des salariés, tenue du planning et préparation des salaires
– Récupération et vérification des feuilles d’heures de toute l’équipe
– Calculer les heures supplémentaires et transmettre les données à l’assistante de direction

Gestion des véhicules
-Tenue du classeur Véhicules : photocopie cartes grises, assurance carte verte à jour
– Mise à jour du tableau Excel
– Demande diverses auprès de l’assurance / déclaration de sinistre
– Etre en lien avec le chef de parc.
– Gestion lors de l’achat et/ou vente d’un véhicule
– Préparation des demandes de nouvelles cartes grises
– Renouvellement des W garage
– Gestion des contraventions

Assurer le nettoyage de son poste de travail, ainsi que du bureau à tour de rôle.